Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и специфика

Выдержка из дипломной работы, по теме: Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и специфика - несет исключительно ознакомительное назначение и может отличатся от имеющейся в наличии. Рекомендуем скачать краткую - версию для получения более полного представления о предлагаемой курсовой работе.

ВВЕДЕНИЕ
Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Цель настоящей работы состоит в исследовании системы современного документооборота предприятия.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
• рассмотрение теоретических аспектов автоматизации документационного обеспечения предприятий;
• знакомство с организационной структурой фирмы;
• изучение функций, задач, основных видов деятельности фирмы;
• рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности предприятия;
• изучение организации службы документационного обеспечения управления фирмы, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
• разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
• внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
Предметом исследования являются взаимоотношения структурных элементов системы документационного управления .
Объектом исследования выступает ЗАО «Стройинвест».
Источниками для написания работы послужили Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова и других.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот предприятия», источниками для написания дипломной работы явились нормативные материалы ЗАО «Стройинвест»: Устав фирмы; должностные инструкции сотрудников; приказы и указания руководства ЗАО «Стройинвест» и другие материалы.
Во время проведения исследования использовались как теоретические , так и аналитические методы