Введение
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Любая проектная методология базируется на трех основных обязательных понятиях: модель команды, модель процессов и модель рисков. Модель команды определяет ролевой состав рабочей группы, правила взаимодействия между ролями и ответственность за выполнение проектных задач. Модель процессов описывает регламент выполнения работ, отчетную политику и правила предоставления результатов на протяжении всего жизненного цикла проекта. Модель рисков описывает правила выявления и отслеживания статусов рисков, а также принципы поиска решений по их устранению или плановому снижению последствий от их актуализации.
В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в организацию. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в организацию, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.
Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.
Целью настоящей работы является использование методов управления проектами при разработке новой системы электронного документооборота (DMS) в коммерческом банке ОАО "МДМ".
Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:
• Проанализировать состояние и функционирование ОАО КБ «МДМ»;
• Проанализировать систему документационного обеспечения в ОАО КБ «МДМ»;
• Рассмотреть причины и факторы, которые препятствуют эффективной реализации задач и функций документооборота в банке;
• Разработать проект внедрения системы электронного документооборота в банке;
• Рассчитать экономическую эффективность данного проекта.
В результате анализа определяется перечень необходимых требований к системе организации делопроизводства и документооборота при следующем подходе к классификации систем делопроизводства и документооборота:
• по используемым технологиям делопроизводства;
• по соответствию основным задачам делопроизводства;
• по функциональным характеристикам систем;
• по программной реализации;
• по стоимостным показателям.
В тоже время результаты данной работы конечно относительны и не могут свидетельствовать об абсолютных преимуществах или недостатках той или иной системы. С одной стороны для конкретной организации может быть важна не вся совокупность рассматриваемых потребительских свойств систем, а только некоторые из них. Причем именно присутствие или отсутствие требуемого свойства может стать основным критерием при выборе системы. С другой стороны разработчики всех систем постоянно работают над их совершенствованием, и в каждой из них могут появиться те или иные характеристики, отсутствовавшие во время написания данной работы.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях, в частности в банках. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В ходе дипломного проектирования были изучена и проанализирована организация технология документационного обеспечения деятельности ОАО КБ «МДМ».
Данная работа охватывает широкий спектр проблем, связанных с перечисленными выше составляющими аспектами делопроизводства и документационным обеспечением и, главным образом, информатизацией документооборота.
Тема информатизации документационного обеспечения достаточно разработана как в зарубежной, так и в отечественной литературе. Существует множество информационных технологий для поддержки рационального документооборота на предприятии.
Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются Кузнецова Т.В., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В. и др.
Информационной базой дипломного проекта явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные автором непосредственно в ОАО КБ «МДМ».
Структура дипломного проекта состоит из: введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, приложений.